PDF에 전자서명 넣고 저장하는 방법

전자서명 이미지와 인증서 서명은 목적이 다릅니다

일반적인 신청서에 이름이나 사인 모양을 넣는 전자서명은 Acrobat의 작성 및 서명 기능으로 만들 수 있습니다. 입력한 이름, 직접 그린 서명 또는 준비한 서명 이미지를 문서 위에 배치하는 방식입니다. 제출처가 단순 서명 이미지를 받는지 먼저 확인합니다.

공공 업무나 계약에서 신원 확인과 문서 무결성을 요구한다면 인증서 기반 디지털 서명이 필요할 수 있습니다. 이 경우 작성 및 서명의 그림 서명으로 대신하지 말고 제출 기관이 지정한 인증서, 전자계약 서비스와 서명 방식을 사용합니다.

작성 및 서명에서 위치와 크기를 맞춥니다

신뢰할 수 있는 Adobe Acrobat 또는 Acrobat Reader에서 PDF를 열고 전자 서명 또는 작성 및 서명 도구를 선택합니다. 서명 추가를 누른 뒤 이름 입력, 마우스나 펜으로 그리기, 서명 이미지 가져오기 중 적절한 방법으로 서명을 만듭니다.

만든 서명을 선택해 문서의 서명란에 놓고 모서리 조절점을 사용해 크기를 맞춥니다. 날짜, 이름과 체크 표시가 필요하다면 해당 도구로 각각 입력합니다. 최종 저장 전에 모든 페이지를 넘겨 서명이 다른 글자나 도장을 가리지 않는지 확인합니다.

원본을 남기고 서명된 사본을 따로 저장합니다

서명한 문서는 원본을 덮어쓰지 말고 다른 이름으로 저장합니다. 파일을 닫았다가 다시 열어 서명, 날짜와 체크 표시가 남아 있는지 확인하고, 제출 시스템의 파일 크기와 암호 제한도 확인합니다. 저장 후 서명이나 이니셜을 다시 편집할 수 없는 환경도 있습니다.

서명 이미지는 개인정보이므로 공용 PC에 파일이나 저장된 서명을 남기지 않습니다. 웹용 서명 서비스를 사용하면 문서가 클라우드에 업로드될 수 있으므로 계약서, 인사 자료와 신분 정보는 회사 정책과 제출처 안내를 확인한 뒤 승인된 환경에서 처리합니다.

먼저 확인할 순서

1. 제출처가 일반 전자서명과 인증서 기반 디지털 서명 중 무엇을 요구하는지 확인합니다.
2. Adobe Acrobat 또는 Reader에서 PDF를 열고 작성 및 서명을 선택합니다.
3. 서명 추가에서 이름 입력, 직접 그리기 또는 이미지 가져오기를 선택합니다.
4. 완성한 서명을 문서의 서명란에 배치하고 크기와 위치를 조정합니다.
5. 필요한 날짜, 이름과 체크 표시를 입력하고 모든 페이지를 확인합니다.
6. 원본을 보존하고 서명된 문서를 다른 이름의 새 파일로 저장합니다.
7. 파일을 다시 열어 서명이 보이는지 확인한 뒤 안전한 경로로 제출합니다.

자주 놓치는 부분

• 그림 형태의 전자서명을 인증서 기반 디지털 서명과 같은 것으로 보지 않습니다.
• 원본 PDF를 바로 덮어쓰면 위치가 잘못된 서명을 되돌리기 어려울 수 있습니다.
• 공용 PC와 공유 폴더에 서명 이미지나 로그인된 서명 정보를 남기지 않습니다.
• 민감한 PDF를 조직에서 승인하지 않은 온라인 서명 사이트에 업로드하지 않습니다.